500-40 | 予実管理
以下のように、予実データと実績データを別々のアプリで管理しており、各アプリのデータ構造が異なる場合があります。
krewDataを利用すると、アプリのデータ構造を変換することができます。
この記事では、krewDataを利用し以下のように予算データと実績データのデータ構造を揃えて、予実管理を行う方法を解説します。
入力アプリのフィールド構成
予算アプリ
- 各部門の１年分の予算が登録されている
実績管理アプリ
- 各部門の日単位の実績金額が登録されている
出力アプリのフィールド構成
予実管理（部門別）アプリ
- 各部門の予算と実績が出力される
- 差異、達成率が確認できる
予実管理（全社）アプリ
- 全部門の予算と実績が月ごとに出力される
- 差異、達成率が確認できる
入力アプリを設定
予算管理アプリを入力アプリコマンドに設定
- 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「予算管理」アプリを選択する
- フィールドの選択で次を選択する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・年度 ・4月～3月までのフィールド
実績管理アプリを入力アプリコマンドに設定
- 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「実績管理」アプリを選択する
- フィールドの選択で次のフィールドを選択する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・日付 ・金額
予算管理アプリの各月フィールドをレコードに変換する
列一行変換でフィールドをレコードに変換する
予算管理アプリでは、12か月分の予算を1レコードに保持しています。
月単位の集計を行う為に、各月フィールドをレコードに変換します。
- 列一行コマンドを追加する
- 変換する列名を保存する新しいフィールドに「月」を入力する
- 変換する列の値を保存する新しいフィールド名に「予算」を入力する
- 行に変換する列に4月～3月までのフィールドを選択する
- 変換した行に保存する元の列を識別する値に「各月に対応する数字」を入力
変換後はデータが次のように変化します。
月フィールドのフィールドタイプを調整する
列一行変換後には、フィールドタイプが文字列になります。ここでは、月フィールドを数値に変換します。
- フィールドタイプ設定コマンドを追加する
- 変更するフィールドに「月」を入力する
- 新しいフィールドタイプとして数値を設定する
予算管理アプリから年を算出する
年度と月フィールドを利用して年を算出する
入力アプリでは年度単位で予算を入力していますが、出力アプリでは年単位で集計を行うため、「年度」と「月」フィールドの値を利用して年を算出します。
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年」する
- 編集方法として「数式」を選択し、以下のような数式を設定する
設定する数式： =IF(月>=4,年度,年度+1)
※1月～3月は年度に1を追加することで年を算出します
フィールドタイプを調整する
- フィールドタイプ設定コマンドを追加する
- 変更するフィールドに「年」を入力する
- 新しいフィールドタイプとして「数値」を設定する
実績管理アプリから年度を抽出する
年度を抽出する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年度」する
- 編集方法として「数式」を選択する
- 編集内容に「=IF(MONTH(日付)>=4, YEAR(日付), YEAR(日付)-1)」と入力する
フィールドタイプを調整する
- フィールドタイプ設定コマンドを追加する
- 変更するフィールドに「年度」を入力する
- 新しいフィールドタイプとして数値を設定する
実績管理アプリから年と月を抽出する
年を抽出する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年」とする
- 編集方法は「日付編集」を選択する
- 編集内容には、「年を抽出」「フィールド」「日付」と設定する
月を抽出する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「月」とする
- 編集方法は「日付編集」を選択する
- 編集内容には、「月を抽出」「フィールド」「日付」と設定する
部門・勘定科目ごとに毎月の費用を集計する
予算管理アプリで月ごとの合計予算を集計する
- グループ化コマンドを追加する
- グループ化する項目フィールドに次の6つを設定する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・年度 ・年 ・月 - 集計する値が保存されているフィールドに「予算」を設定する
- 集計した値を保存するフィールド名に「金額」を設定する
- 集計方法は「合計」を設定する
実績管理アプリで月ごとの合計予算を集計する
- グループ化コマンドを追加する
- グループ化する項目フィールドに次の6つを選択する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・年度 ・年 ・月 - 集計する値が保存されているフィールドに「予算」を設定する
- 集計した値を保存するフィールド名に「金額」を設定する
- 集計方法は「合計」を設定する
予算管理アプリと実績管理アプリを結合する
予算データと実績データを結合します。結合すると「差異」や「達成率」が算出できるようになります。
- アプリ結合コマンドを追加する
- 各アプリから「グループ化」と「グループ化１」をキーとして左外部結合を選択する
- 元になるアプリの条件フィールドとして次を設定する
・部門コード ・勘定科目 ・年 ・月 - 結合するアプリの条件フィールドとして次を設定する
・部門コード ・勘定科目 ・年 ・月
フローを分岐し、フィールド情報を調整する
この先は、「予実管理（部門別）」と「予実管理（全社）」の2つの出力アプリにデータを出力するためコマンドを二手に分けて設定を行います。
また、アプリ結合によって値が重複したフィールドが作成されているため、必要なフィールドのみに絞り込みます。
- フィールド選択コマンドを追加する
- 使用するフィールドとして次を設定する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・年度 ・年 ・月 ・金額 ・金額_1 - 新しいフィールド名を次のように設定する
・金額：予算 ・金額_1：実績
- フィールド選択コマンドを追加する
- 使用するフィールドとして次を設定する
・部門コード ・部門名 ・勘定科目 ・年度 ・年 ・月 ・金額 ・金額_1
部門ごとの達成率と実績を計算する
達成率を計算する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
- 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
設定する数式：=IF(ISBLANK(実績),"",実績/予算)
差異を計算する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
- 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
設定する数式：=予算-実績
日付フィールドを作成する
日付フィールドとして日付を保持するために日付フィールドを作成します。
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「日付」とする
- 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
設定する数式：=DATE(年,月,1)
全社単位のレコードを作成する
全社単位でグループ化する
全社で集計するために、全社単位でグループ化したレコードを作成します。
- グループ化コマンドを追加する
- グループ化する項目フィールドを次のように設定する
・年度 ・年 ・月 - 集計する値が保存されているフィールドに「金額」「金額_1」を設定する
- 集計した値を保存するフィールド名に「予算」と「実績」を設定する
- 集計方法はどちらも「合計」を選択する
日付フィールドを作成する
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「日付」とする
- 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
設定する数式：=DATE(年,月,1)
全社の達成率を計算する
達成率を計算する
予算管理（全社）アプリに出力する達成率を計算します。
- データ編集コマンドを追加する
- 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
- 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
設定する数式：=IF(ISBLANK(実績),"",実績/予算)
フィールドタイプを調整する
- フィールドタイプ設定コマンドを追加する
- 変更するフィールドに「達成率」を入力する
- 新しいフィールドタイプとして「数値」を設定する
出力アプリを設定する
予実管理（部門ごと）を出力アプリに設定
- 出力アプリコマンドを追加する
- 出力方式に「更新」を選択し、「更新または追加」オプションを有効にする
- データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
- 更新キーで次を有効にする
・部門コード ・勘定科目 ・年 ・月
予実管理（全社）を出力アプリに設定
- 出力アプリコマンドを追加する
- 出力方式に「更新」を選択し、「更新または追加」オプションを有効にする
- データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
- 更新キーで次のフィールドを有効にする
・年 ・月
出力結果を確認する
予実管理（部門ごと）の出力結果
部門ごとの予実状況が確認できるようになりました。
予実管理（全社）の出力結果
全社の予実状況が確認できるようになりました。
