経費予算の利用状況を把握する

700-10 | 経費管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「経費予算の利用状況を把握する」の具体的なフローの作成方法です。 

出張旅費申請アプリで承認された実績を、経費予算にレコード追加するためのフローを解説します。このフローを実行することにより、リアルタイムに今年度の予算消化状況を確認できるようになります。

また、こちらのフローは出張/交通費アプリでのレコード操作で通知されたWebhookをきっかけとして、予実レコード更新フローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

出張/交通費アプリ

• 出張時の費用や交通費を申請・承認する
• プロセス管理を設定しており、ステータスが「承認」に更新されるのを契機に「経費予実管理」アプリに実績値としてレコード更新する

出力アプリのフィールド構成

経費予実管理アプリ

• 会計年度、月単位で勘定科目ごとに予算都実績を確認することができる
• 出張/交通費アプリでステータスが「承認」になったレコードはこのアプリの実績として更新される

見積から受注伝票を自動出力する

640-10 | 受注管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「見積から受注伝票を自動出力する」の具体的なフローの作成方法です。 

見積アプリでプロセス管理のステータスを「受注」に変更する場合に、受注伝票アプリにレコードを作成します。

また、こちらのフローは見積アプリのステータスが「受注」に更新される際に通知されるWebhookをきっかけに受注伝票作成フローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

見積アプリ

• 見積情報を入力するアプリ
• このアプリでレコードのステータスが「受注」に変更されるのを契機として、受注伝票アプリにレコードを作成/更新する

出力アプリのフィールド構成

受注伝票アプリ

• 受注伝票用のレコードを作成する
• 見積アプリでレコードのステータスが「受注」に更新されるタイミングでこのアプリにレコード追加/更新される

不足する在庫を発注依頼する

630-40 | 在庫管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「不足する在庫を発注依頼する」の具体的なフローの作成方法です。 

在庫管理アプリの有効在庫数が必要数を下回った場合に、仕入先ごとの発注依頼用レコードを自動作成する為のフローを解説します。 

このフローでは、受注管理アプリで【発注】というカスタマイズで作成したボタンのクリックをきっかけにAPIを呼び出し、発注レコード追加フローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

受注管理アプリ

• 受注情報を管理するアプリ
• 関連レコードで在庫管理アプリの同じ品目の在庫数を管理している
• このアプリでの【発注ボタン】のクリックを契機としてフローを実行する
  ※テンプレートに含まれるJavaScriptファイルを受注管理アプリに事前にアップロードしてください

在庫管理アプリ

• 入出荷日ベースに品目ごとの有効在庫と実在庫の保有状況が管理されている

品目構成マスタアプリ

• 商品を構成する各部品の有効在庫と実在庫の保有状況が管理されている
• 今回のフローでは、受注数が必要数を下回る場合に自動発注を行う

出力アプリのフィールド構成

発注管理アプリ

• 品目ごとの発注必要数が仕入れ先ごとに登録される
• レコードが登録されるのは、受注数が必要数を下回る場合

マスタ更新をリアルタイムに反映する

600-20 | マスタ管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「マスタ更新をリアルタイムに反映する」の具体的なフローの作成方法です。 

kintoneのルックアップは取得当時の「コピー」であり、後からマスタを変更した際に過去に取得した情報を更新することができません。
ここでは、ルックアップで取得したデータの自動更新を行う為のフロー設定方法を解説します。

また、このフローは顧客管理アプリでのレコード操作を通知するWebhookをきっかけとしてマスタ更新フローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

顧客管理アプリ

• 顧客IDなどの顧客情報を管理している
• このアプリでのレコード更新を契機として、ルックアップを取得しているアプリのレコードを更新するためフローを実行する

契約管理アプリ

• 契約情報を管理するアプリ
• 顧客IDをキーにして顧客管理アプリからルックアップで顧客情報を入力する
• 今回のフローの出力アプリでもある

案件管理アプリ

• 案件情報を管理するアプリ
• 顧客IDをキーにし、顧客アプリからルックアップで顧客情報を入力している
• 今回のフローの出力アプリでもある

請求管理アプリ

• 請求情報を管理するアプリ
• 顧客IDをキーにし、顧客アプリからルックアップで顧客情報を入力している
• 今回のフローの出力アプリでもある

在庫引当を自動化する

630-20 | 在庫管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「在庫引当を自動化する」の具体的なフローの作成方法です。 

出荷管理アプリにレコードが追加された際に、在庫引当と出荷処理を行う為の設定方法について解説します。 

このシナリオでは、出荷管理アプリのレコード操作を契機としてフローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

出荷管理アプリ

• 受注時に受注数をはじめとする受注情報を登録する
• アプリにプロセス管理を設定しており、受注後のステータスを管理している
• ステータスが「引当」に更新された場合は「受注数」を元に有効在庫を調整し、ステータスが「出荷」に更新された場合は「出荷数」を元に実在庫数を調整する

在庫管理アプリ

• 入出荷日ベースに品目ごとの有効在庫と実在庫の保有状況が管理されている

出力アプリのフィールド構成

在庫管理アプリ

• 入力アプリでも同じく使用するアプリ
• 出荷管理アプリのレコードを「引当/出荷」いずれかのステータスに更新する際に、このアプリにレコード追加し在庫状況を調整する
  

関連する案件金額の合計をリアルタイムに集計する

590-20 | 顧客管理

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このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「関連する案件金額の合計をリアルタイムに集計する」の具体的なフローの作成方法です。 

関連レコードで紐づけている別アプリのレコードを集計するためのフロー作成を方法を解説します。

また、こちらのフローは案件管理アプリでのレコード操作で通知されるWebhookをきっかけとして、合計金額集計フローを実行します。

入力アプリのフィールド構成

案件管理アプリ

• 顧客管理アプリから「顧客ID」をキーにルックアップでデータを登録している
• 受注金額をはじめとする案件情報が登録されている

出力アプリのフィールド構成

顧客管理アプリ

• 顧客情報が登録されている
• 顧客IDが一致する入力アプリの案件情報を関連レコードで表示している
  （関連レコードの集計が行えないため、本設定で実現する要件となる） 

フィールド構成の異なるアプリを突き合わせて予実管理を行う ―部門・全社単位で経費の予実管理―

500-40  | 予実管理

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以下のように、予実データと実績データを別々のアプリで管理しており、各アプリのデータ構造が異なる場合があります。

krewDataを利用すると、アプリのデータ構造を変換することができます。
この記事では、krewDataを利用し以下のように予算データと実績データのデータ構造を揃えて、予実管理を行う方法を解説します。

入力アプリのフィールド構成

予算アプリ

• 各部門の１年分の予算が登録されている

実績管理アプリ

• 各部門の日単位の実績金額が登録されている

出力アプリのフィールド構成

予実管理（部門別）アプリ

• 各部門の予算と実績が出力される
• 差異、達成率が確認できる

予実管理（全社）アプリ

• 全部門の予算と実績が月ごとに出力される
• 差異、達成率が確認できる

入力アプリを設定

予算管理アプリを入力アプリコマンドに設定

1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「予算管理」アプリを選択する
2. フィールドの選択で次を選択する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・年度　・4月～3月までのフィールド

実績管理アプリを入力アプリコマンドに設定

1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「実績管理」アプリを選択する
2. フィールドの選択で次のフィールドを選択する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・日付　・金額

予算管理アプリの各月フィールドをレコードに変換する

列一行変換でフィールドをレコードに変換する 

予算管理アプリでは、12か月分の予算を1レコードに保持しています。

変換前のレコード

月単位の集計を行う為に、各月フィールドをレコードに変換します。

1. 列一行コマンドを追加する
2. 変換する列名を保存する新しいフィールドに「月」を入力する
3. 変換する列の値を保存する新しいフィールド名に「予算」を入力する
4. 行に変換する列に4月～3月までのフィールドを選択する
5. 変換した行に保存する元の列を識別する値に「各月に対応する数字」を入力

変換後はデータが次のように変化します。

変換後のデータ

月フィールドのフィールドタイプを調整する

列一行変換後には、フィールドタイプが文字列になります。ここでは、月フィールドを数値に変換します。

変換前はフィールドタイプが文字列

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールドに「月」を入力する
3. 新しいフィールドタイプとして数値を設定する

数値に変換後のプレビュー

予算管理アプリから年を算出する

年度と月フィールドを利用して年を算出する

入力アプリでは年度単位で予算を入力していますが、出力アプリでは年単位で集計を行うため、「年度」と「月」フィールドの値を利用して年を算出します。

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年」する
3. 編集方法として「数式」を選択し、以下のような数式を設定する
   設定する数式： =IF(月>=4,年度,年度+1)
   ※1月～3月は年度に1を追加することで年を算出します

フィールドタイプを調整する

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールドに「年」を入力する
3. 新しいフィールドタイプとして「数値」を設定する

実績管理アプリから年度を抽出する

年度を抽出する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年度」する
3. 編集方法として「数式」を選択する
4. 編集内容に「=IF(MONTH(日付)>=4, YEAR(日付), YEAR(日付)-1)」と入力する

フィールドタイプを調整する 

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールドに「年度」を入力する
3. 新しいフィールドタイプとして数値を設定する

実績管理アプリから年と月を抽出する

年を抽出する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「年」とする
3. 編集方法は「日付編集」を選択する
4. 編集内容には、「年を抽出」「フィールド」「日付」と設定する

月を抽出する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「月」とする
3. 編集方法は「日付編集」を選択する
4. 編集内容には、「月を抽出」「フィールド」「日付」と設定する

部門・勘定科目ごとに毎月の費用を集計する

予算管理アプリで月ごとの合計予算を集計する

1. グループ化コマンドを追加する
2. グループ化する項目フィールドに次の6つを設定する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・年度　・年　・月
3. 集計する値が保存されているフィールドに「予算」を設定する
4. 集計した値を保存するフィールド名に「金額」を設定する
5. 集計方法は「合計」を設定する

実績管理アプリで月ごとの合計予算を集計する

1. グループ化コマンドを追加する
2. グループ化する項目フィールドに次の6つを選択する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・年度　・年　・月
3. 集計する値が保存されているフィールドに「予算」を設定する
4. 集計した値を保存するフィールド名に「金額」を設定する
5. 集計方法は「合計」を設定する

予算管理アプリと実績管理アプリを結合する

予算データと実績データを結合します。結合すると「差異」や「達成率」が算出できるようになります。

1. アプリ結合コマンドを追加する
2. 各アプリから「グループ化」と「グループ化１」をキーとして左外部結合を選択する
3. 元になるアプリの条件フィールドとして次を設定する
   ・部門コード　・勘定科目　・年　・月
4. 結合するアプリの条件フィールドとして次を設定する
   ・部門コード　・勘定科目　・年　・月

結合後のデータ

フローを分岐し、フィールド情報を調整する

この先は、「予実管理（部門別）」と「予実管理（全社）」の2つの出力アプリにデータを出力するためコマンドを二手に分けて設定を行います。

また、アプリ結合によって値が重複したフィールドが作成されているため、必要なフィールドのみに絞り込みます。

1. フィールド選択コマンドを追加する
2. 使用するフィールドとして次を設定する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・年度　・年　・月　・金額　・金額_1
3. 新しいフィールド名を次のように設定する
   ・金額：予算　・金額_1：実績

1. フィールド選択コマンドを追加する
2. 使用するフィールドとして次を設定する
   ・部門コード　・部門名　・勘定科目　・年度　・年　・月　・金額　・金額_1

部門ごとの達成率と実績を計算する

達成率を計算する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
3. 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
   設定する数式：=IF(ISBLANK(実績),"",実績/予算)

差異を計算する 

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
3. 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
   設定する数式：=予算-実績

日付フィールドを作成する

日付フィールドとして日付を保持するために日付フィールドを作成します。

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「日付」とする
3. 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
   設定する数式：=DATE(年,月,1)

全社単位のレコードを作成する

全社単位でグループ化する

全社で集計するために、全社単位でグループ化したレコードを作成します。

1. グループ化コマンドを追加する
2. グループ化する項目フィールドを次のように設定する
   ・年度　・年　・月
3. 集計する値が保存されているフィールドに「金額」「金額_1」を設定する
4. 集計した値を保存するフィールド名に「予算」と「実績」を設定する
5. 集計方法はどちらも「合計」を選択する

日付フィールドを作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「日付」とする
3. 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
   設定する数式：=DATE(年,月,1)

全社の達成率を計算する

達成率を計算する

予算管理（全社）アプリに出力する達成率を計算します。

1. データ編集コマンドを追加する
2. 結果を保存する新しいフィールドを作成し、フィールド名を「達成率」とする
3. 編集方法は「数式」を選択し、以下のように数式を設定する
   設定する数式：=IF(ISBLANK(実績),"",実績/予算)

フィールドタイプを調整する

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールドに「達成率」を入力する
3. 新しいフィールドタイプとして「数値」を設定する

出力アプリを設定する

予実管理（部門ごと）を出力アプリに設定 

1. 出力アプリコマンドを追加する
2. 出力方式に「更新」を選択し、「更新または追加」オプションを有効にする
3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
4. 更新キーで次を有効にする
   ・部門コード　・勘定科目　・年　・月

予実管理（全社）を出力アプリに設定

1. 出力アプリコマンドを追加する
2. 出力方式に「更新」を選択し、「更新または追加」オプションを有効にする
3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
4. 更新キーで次のフィールドを有効にする
   ・年　・月

出力結果を確認する

予実管理（部門ごと）の出力結果

部門ごとの予実状況が確認できるようになりました。

予実管理（全社）の出力結果

全社の予実状況が確認できるようになりました。