会計システムに会計データを同期 (Box)

800-50 | 外部入出力

このシナリオでは、kinotneアプリで管理している売上データ、支払データを元に会計仕訳データを作成するフローを解説します。会計システムと連携するためのデータ整形をしたい方におススメです。

入力アプリのフィールド構成

売上管理アプリ

• 拠点ごとに売上情報を登録するアプリ
• 日ごとにレコードを登録する

支払管理アプリ

• 支払情報を登録するアプリ
• 日ごとにレコードを登録する

出力アプリのフィールド構成

仕訳データCSV

• Boxに出力するcsvファイル
• 基幹システムに読み込むための項目が調整された内容

ワンポイント
この記事ではboxを例に解説していますが、他にも「Dropbox」 「OneDrive」「Google Drive」 でも同様の処理を行うことができます。

1.入力アプリを設定

売上アプリを入力アプリに設定する

1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「売上管理」アプリを選択する
2. フィールドの選択で次のように選択する
   ・売上日 ・請求方法 ・計上部門 ・売上計上日 ・得意先 ・品目名 ・金額 ・税区分

２.仕訳データに必要な項目を作成・調整する

借方勘定科目を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「借方勘定科目」
   ・編集方法：数式
   ・編集内容：IF(ドロップダウン=”現金”,”現金”,”売掛金”)

借方金額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「借方金額」
   ・編集方法：フィールドをコピー
   ・編集内容：金額

作成したフィールドを調整する

1. 定数の追加コマンドを追加する
2. 定数を保存するフィールド：借方税額
   新しいフィールドのフィールドタイプ：数値
   新しいフィールドに保存する定数：0
3. 定数を保存するフィールド：借方税区分
   新しいフィールドのフィールドタイプ：文字列(1行)
   新しいフィールドに保存する定数：対象外
4. 定数を保存するフィールド：貸方勘定科目
   新しいフィールドのフィールドタイプ：文字列(1行)
   新しいフィールドに保存する定数：売上高　

貸方金額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「貸方金額」
   ・編集方法：フィールドをコピー
   ・編集内容：金額

貸方税額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「貸方税額」
   ・編集方法：数式
   ・編集内容：IF(税区分=”軽減税率”,金額0.08,金額0.1)

摘要を作成する

1. フィールド結合コマンドを追加する
2. 結合値を保存する新しいフィールド：摘要
3. 新しいフィールドのフィールドタイプ：文字列(1行)
4. 結合する値の区切り文字：「その他」を選択し、「・」と入力する
5. 結合するフィールド：請求方法、税区分

必要なフィールドに絞り込む

1. フィールド選択コマンドを追加する
2. 使用するフィールドに次のフィールドを選択する
   ・売上日 ・借方勘定科目 ・借方金額 ・借方税額 ・借方税区分
   ・貸方勘定科目 ・貸方金額 ・貸方税額 ・税区分 ・得意先 ・品目名 ・計上部門 ・摘要
3. 新しいフィールド名を入力
   ・売上日：取引日に変更
   ・税区分：貸方税区分に変更
   ・得意先：取引先に変更
   ・品目名：品目に変更
   ・計上部門：部門に変更

フィールドタイプを調整する

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールド：貸方税額
   新しいフィールド名：貸方税額
   新しいフィールドタイプ：数値
3. 変更するフィールド：貸方税区分
   新しいフィールド名：貸方税区分
   新しいフィールドタイプ：文字列(1行)

３.支払い管理アプリを入力アプリに設定

支払管理アプリを入力アプリに設定する

1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「支払管理」アプリを選択する
2. フィールドの選択で次のように選択する
   ・取引日 ・支払方法 ・計上部門 ・決済日 ・取引先 ・品目名 ・金額 ・税区分

借方勘定科目を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「借方勘定科目」
   ・編集方法：数式
   ・編集内容：IF(品目名=”梱包配達”,”荷造運賃”,IF(品目名=”第三者機器月次点検”,”修繕費”,”仕入高”))

借方金額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「借方金額」
   ・編集方法：フィールドをコピー
   ・編集内容：金額

借方税額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「借方税額」
   ・編集方法：数式
   ・編集内容：IF(税区分=”軽減税率”,金額0.08,金額0.1)

貸方勘定科目を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「貸方勘定科目」
   ・編集方法：数式
   ・編集内容：IF(支払方法=”現金”,”現金”,IF(OR(支払方法=”クレジットカード”,支払方法=”口振”),”買掛金”,IF(支払方法=”口座引落し”,”普通預金”,””))

貸方金額を作成する

1. データ編集コマンドを追加する
2. 次のように選択する
   ・結果を保存するフィールド：新しいフィールドを作成　「貸方金額」
   ・編集方法：フィールドをコピー
   ・編集内容：金額

フィールド値を調整する

1. 定数の追加コマンドを追加する
2. 定数を保存するフィールド：貸方税額
   新しいフィールドのフィールドタイプ：数値
   新しいフィールドに保存する定数：0
3. 定数を保存するフィールド：貸方税区分
   新しいフィールドのフィールドタイプ：文字列(1行)
   新しいフィールドに保存する定数：対象外　

摘要を作成する

1. フィールド結合コマンドを追加する
2. 結合値を保存する新しいフィールド：摘要
3. 新しいフィールドのフィールドタイプ：文字列(1行)
4. 結合する値の区切り文字：「その他」を選択し、「・」と入力する
5. 結合するフィールド：支払方法、税区分

必要なフィールドに絞り込む

1. フィールド選択コマンドを追加する
2. 使用するフィールドに次のフィールドを選択する
   ・取引日 ・借方勘定科目 ・借方金額 ・借方税額 ・借方税区分
   ・貸方勘定科目 ・貸方金額 ・貸方税額 ・税区分 ・得意先 ・品目名 ・計上部門 ・摘要
3. 新しいフィールド名を入力
   ・税区分：借方税区分に変更
   ・品目名：品目に変更
   ・計上部門：部門に変更

フィールドタイプを調整する

1. フィールドタイプ設定コマンドを追加する
2. 変更するフィールド：借方税額
   新しいフィールド名：借方税額
   新しいフィールドタイプ：数値
3. 変更するフィールド：借方税区分
   新しいフィールド名：借方税区分
   新しいフィールドタイプ：文字列(1行)

４.売上管理と支払管理アプリのデータを結合する

1. レコード結合コマンドを追加する
2. 結合方法に「共通するフィールドのみを含める」を選択する

５.Boxに仕訳データを出力する

1. ファイル入力 – Box コマンドを追加する
   
   
   
2. 外部サービス情報アプリを選択する
   外部サービスのアカウント情報を登録するアプリを選択します。
   
   
   
3. ログイン情報を入力してクラウドサービスにサインインする
   
   
   
4. 対象サービスに保存する情報を設定する
   ・ファイルの種類：CSV
   ・文字コード：日本語（Shft JIS）※必要に応じて変更してください
   ・区切り文字：カンマ
   ・出力フォルダ：該当フォルダを選択する
   ・出力ファイル名：仕訳データ_エクスポート
   ・出力方法：新しいファイルに出力
   
   
   
5. 出力するデータ編集フローのフィールド、レコードの出力順序を設定する
   ・取引先 ・借方勘定科目 ・借方金額 ・借方税額 ：借方税区分
   ・貸方勘定科目 ・貸方金額 ・貸方税額 ：貸方税区分 ・取引先 ・品目 ・部門 ・摘要

出力結果を確認する

Boxのフォルダに対象ファイルがcsv形式で保存されている。

サンプルファイルのダウンロードはこちら
https://download.krew.mescius.jp/study/krewdata-drill/pratical/dt800-50accounting-data.zip