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  1. 予実管理

Excel台帳をkintoneに取り込み (Box)

800-30 | 外部入出力


入力データの構成

工事台帳Excel

  • 工事情報が記載されている単票形式のExcelファイル

上記ファイルをBoxで管理している

ワンポイント
この記事ではboxを例に解説していますが、他にも「Dropbox」 「OneDrive」 「Google Drive」 でも同様の処理を行うことができます。

出力アプリのフィールド構成

契約管理アプリ

  • 契約情報を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「契約管理」の明細を取り込むアプリ

入金管理アプリ

  • 入金情報を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「回収」の明細を取り込むアプリ

原価管理アプリ

  • 原価を管理するアプリ
  • 単票のExcelから「原価」の明細を取り込むアプリ

1.入力アプリを設定

Boxに保管している工事台帳Excelを入力データに設定する

外部ファイル入出力コマンドの基本を資料で確認する

  1. ファイル入力 – Box コマンドを追加する


  2. 「アプリを選択」をクリックし、外部サービス情報アプリを選択(作成)する
    ※選択したアプリにクラウドサービスのアカウント情報が登録されます。

  3. ログイン情報を入力してクラウドサービスにサインインする


    Boxに保管している工事台帳Excelを入力データに設定する
  4. 読み込み対象ファイルを次のように設定する
    ファイルの種類:Excel
    ファイルのデータ形式:単票形式
    フォルダ:該当ファイルが保管してあるフォルダを選択
    ファイル名:「工事台帳」を選択
    読み込みシート:工事台帳


  5. テンプレートファイルを設定する
    工事台帳Excelの項目をkintoneに取り込みます。
    「契約」「回収」「原価」については、テーブルにデータを取り込むよう設定します。



    テーブルのタイトル項目がセル結合されているため、読み込み範囲が「A19:T28」に設定する
    ※18行目から読み込むと、空データが1行追加される
入力アプリのプレビュー

2.契約管理アプリに取り込むデータを成型する

坪フィールドから単位を除外する

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールド:「坪」フィールドのデータを置換
  3. 編集方法:数式
  4. 編集内容:SUBSTITUTE(坪,”坪”,””)

平米フィールドから単位を除外する

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールド:「平米」フィールドのデータを置換
  3. 編集方法:数式
  4. 編集内容:SUBSTITUTE(平米,”㎡”,””)
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「契約管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

3.入金管理アプリに取り込むデータを成型する

テーブル展開する

  1. テーブル展開コマンドを追加する
  2. 契約テーブルの設定をする
    ・レコードに変換するテーブル:契約
    ・レコードに保持するフィールド:契約日、契約金額、契約消費税
  3. 原価テーブルの設定をする
    ・レコードに変換するテーブル:原価
    ・レコードに保持するフィールド:科目、前月未累計額、当月発生額、当月未累計額
プレビュー

グループ化する

  1. グループ化コマンドを追加する
  2. グループ化する項目フィールド:工事NO
  3. 契約金額について設定
    ・集計する値が保存されているフィールド:契約金額
    ・契約金額合計
    ・集計方法:合計
  4. 入金額について設定
    ・集計する値が保存されているフィールド:入金額
    ・入金金額合計
    ・集計方法:合計
プレビュー

グループ化したデータと結合する

  1. アプリ結合コマンドを追加する
  2. 「テーブル展開」と「グループ化」を内部結合で結合する
    テーブル展開:工事NOをキーに追加
    グループ化:工事NOをキーに追加

入金明細をテーブルに変換する

  1. テーブル作成コマンドを追加する
  2. レコードに保持するフィールド:
    ・工事NO ・工事名 ・施主名 ・工事責任者名 ・予定着工日 ・実際着工日
    ・施工担当 ・営業担当 ・完成予定日 ・完成日 ・契約金額合計 ・入金金額合計
  3. テーブルの設定
    テーブル名:入金明細
    テーブルに保持するフィールド:
    ・回収予定日 ・回収予定額 ・入力日 ・入金額
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「入金管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

4.原価管理アプリに取り込むデータを成型する

空データを除外する

Excelからデータを読み込んだ際に、原価テーブルには空データが作成されました。そのため、このステップでは空データを除外する設定を行います。

  1. フィルタコマンドを追加する
  2. 標準フィルタを使い、次の条件で絞り込む
    条件:当月未累計額 ≠(等しくない) 0

原価明細をテーブルに変換する

  1. テーブル作成コマンドを追加する
  2. レコードに保持するフィールド:
    ・工事NO ・工事名 ・施主名 ・工事責任者名 ・予定着工日 ・実際着工日
    ・施工担当 ・営業担当 ・完成予定日 ・完成日
  3. 作成するテーブルの設定:
    テーブル名:原価明細
    テーブルに保持するフィールド:
    ・科目 ・前月未累計額 ・当月発生額 ・当月未累計額 ・実行予算 ・実行予算残
プレビュー

出力アプリを設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加し、「原価管理」アプリを出力アプリとして設定する
  2. 出力方式に「更新」を選択する
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する
  4. 更新キーで次を有効にする
    ・工事NO

出力結果を確認する

Excelで作成していた工事台帳を取り込むことができました。

契約管理アプリ

入金管理アプリ

原価管理アプリ

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