krew Data ドリル

krewData ドリル

krewDataの利用方法をマスターできるドリルです。これをやれば自由自在にkintneアプリのデータを集計したり、複数のアプリのデータをまとめることができるようになりますので、ぜひ活用してください!

経費予算の利用状況を把握する

700-10 | 経費管理


このフローは、krewData厳選シナリオ集に掲載されている「経費予算の利用状況を把握する」の具体的なフローの作成方法です。 

出張旅費申請アプリで承認された実績を、経費予算にレコード追加するためのフローを解説します。このフローを実行することにより、リアルタイムに今年度の予算消化状況を確認できるようになります。

経費予実の利用状況を把握するためのフロー全体図

また、こちらのフローは出張/交通費アプリでのレコード操作で通知されたWebhookをきっかけとして、予実レコード更新フローを実行します。

フローの実行単位と実行するフロー

入力アプリのフィールド構成

出張/交通費アプリ

  • 出張時の費用や交通費を申請・承認する
  • プロセス管理を設定しており、ステータスが「承認」に更新されるのを契機に「経費予実管理」アプリに実績値としてレコード更新する

出張/交通費アプリ

出力アプリのフィールド構成

経費予実管理アプリ

  • 会計年度、月単位で勘定科目ごとに予算都実績を確認することができる
  • 出張/交通費アプリでステータスが「承認」になったレコードはこのアプリの実績として更新される

経費予実管理アプリのフィールド構成

1.入力アプリを設定

  1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「出張/交通費アプリ」アプリを選択する
  2. フィルタで次のように設定する
    レコード番号 =(等しい) %レコード番号%
    ステータス 次のいずれかを含む 承認済み
  3. フィールドの選択で「ステータス」「実績日」「部門」「申請者」「科目」「金額」を選択する

    入力アプリコマンドで予実入力アプリを追加

    入力アプリコマンドで予実入力アプリを追加

フィルタを設定している為、プレビューを確認することができませんが、フィルタ条件に当てはまる値を設定すると、プレビュー上で確認しながら設定を進めることができます。
詳しくは、こちらをご覧ください。

2.出力するために必要な情報を抽出する

経費予実管理アプリに出力するために必要な情報を抽出します。

実績日から会計年度を抽出する

今回は、会計年度別に経費の予実を見たいので会計年度を抽出します。

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールドに「新しいフィールドを作成」を選択して、新しいフィールド名に「会計年度」を入力する
  3. 編集方法で「数式」を選択し、以下の数式を設定する
    数式:YEAR(EDATE(実績日,-3))
    実績日から会計年度を抽出する

実績日から月を抽出する

経費予実管理で月単位で実績額を更新できるよう、月の抽出を行っておきます。

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールドに「新しいフィールドを作成」を選択して、新しいフィールド名に「会計年度」を入力する
  3. 編集方法で「数式」を選択し、以下の数式を設定する
    数式:MONTH(実績日)

月を抽出する

3.入力アプリを設定する

予実管理アプリのデータと突き合わせるため、入力アプリとして経費予実管理アプリを追加します。

  1. 入力アプリコマンドを追加し、アプリの選択で「経費予実管理」アプリを選択する
  2. フィールドの選択で「会計年度」「月」「部署」「科目」「予算」「実績」を選択する

入力アプリを設定する

4.アプリ結合でデータを結合する

予実管理アプリのデータと突き合わせる

アプリ結合コマンドを使い、出張/交通費アプリと経費予実管理アプリのフィールドを結合します。

  1. アプリ結合コマンドを追加する
  2. 「経費予実管理」と「実績日から月を抽出」を選択して内部結合を選択する
  3. 元になるアプリの条件フィールドとして「会計年度」「月」「部署」「科目」を設定する
  4. 結合するアプリの条件フィールドとして「会計年度」「月」「部署」「科目」を設定する

アプリ結合してデータを突き合わせる

経費予実管理の実績フィールドに経費金額を加算する

経費予実管理で月単位で実績額を更新できるよう、月の抽出を行っておきます。

  1. データ編集コマンドを追加する
  2. 結果を保存するフィールドに「既存フィールドのデータを置換」を選択して、新しいフィールド名に「実績」を入力する
  3. 編集方法で「数式」を選択し、以下の数式を設定する
    数式:実績+金額

経費予実管理アプリのデータと突き合わせる

5.出力先を設定する

経費予実管理アプリを出力先アプリに設定する

  1. 出力アプリコマンドを追加する
  2. 出力方式に「追加」を選択し、「更新または追加」にチェックする
  3. データ編集フローのフィールドで、アプリのフィールドと対になる編集フローのフィールドを選択する出力先の設定を行う

出力結果を確認する

実行前

実行前は、経費予実管理アプリの「旅費交通費」の実績は現在「12,000」円です

出力結果を確認する

出張/交通費アプリに新たにレコードを追加し、承認を得ます。

レコードを新たに追加する

実行後

旅費交通費の実績が更新されていることが確認できます。

krewData実行後には実績が更新される